Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for nuværende, tidligere og mulige kommende lejere hos COBIS


I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om interessenter. Hvem vi er - og hvordan du kan kontakte os.


Den dataansvarlige virksomheds identitet og kontaktoplysninger:

  • COBIS A/S
  • Ole Maaløes Vej 3
  • 2200 København N
  • CVR-nr. 28870523
  • Tlf: +45 7070 29080
  • E-mail: info(at)cobis.dk
  • Web: www.cobis.dk


Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på info(at)cobis.dk. Husk at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.


Vores behandlinger af personoplysninger

De oplysninger, som vi behandler om dig, omfatter almindelige personoplysninger, herunder:

  • identifikationsoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mail
  • arbejdsplads, stillingsbetegnelse og jobfunktion
  • oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig
  • evt. portrætfoto og CV/bio, såfremt det er oplyst
  • oplysninger om indregistreringsnummer for dit køretøj
  • din underskrift
  • videoovervågning i stueetagen og i trappetårnene

Formål og retsgrundlag

Vores databehandlinger har til formål at sikre administration af lejerforholdet, vedligeholdelse og opdyrkning af pipeline samt løbende samarbejde. Derudover foretages analyser af samarbejde på de generelle interessentoplysninger, der indsamles

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

➢ Ved behandling af personoplysninger i forbindelse med dine tilmeldinger til møder, events og seminarer samt evt. betaling, er retsgrundlaget for vores registrering af oplysningerne databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en kontrakt og for udførelsen af kontrakten.

➢ Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

➢ Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. Den legitime interesse, der begrunder behandlingen, er hensynet til at fremme COBIS forretning og tilbyde interessenter den bedste service og gode tilbud. Den legitime interesse, der begrunder videoovervågningen, er hensynet til sikkerhed i bygningen.

➢ Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

➢ Vi videregiver ikke interessentoplysninger til andre virksomheder, men i de tilfælde hvor COBIS arrangerer et event med en samarbejdspartner, kan nogle almindelige personoplysninger (navn, stilling, e-mail, telefon, arbejdsplads) blive delt med denne partner med henblik på markedsføring. Vi vil iagttage lovgivningens krav om de særlige procedurer, der skal følges, herunder at du får mulighed for at gøre indsigelse. Vores videregivelse vil ske i henhold til betingelserne i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede.


Kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

➢ Bankforbindelser i forbindelse med administration af betalinger

➢ Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger

➢ Medarrangører af events som led i samarbejdstiltag under iagttagelse af derom gældende regler

➢ Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler


Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige. COBIS følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven. For at sikre korrekt håndtering af tilbagevendende interessentforhold, potentielle reklamationssager og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme oplysninger i op til tre år plus indeværende fra forretningsforholdet er ophørt. Ved deltagelse i f.eks. et EU-projekt gøres du dog opmærksom på, at revisionsreglerne for sådanne projekter kan gøre, at dine data først kan slettes efter ca 12 år fra projektstart.


Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik. Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dig ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse. Du har:

➢ Ret til at se oplysninger (indsigtsret). Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

➢ Ret til berigtigelse (rettelse). Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

➢ Ret til sletning. Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

➢ Ret til begrænsning af behandling. Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

➢ Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet). Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

➢ Ret til indsigelse. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

➢ Ret til at få information om nye formål. Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.

➢ Ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.